Prise en charge des frais de transports des salariés par l’employeur : quels sont vos droits, obligations et avantages ?
Vous êtes salarié ? Dans ce contexte d’inflation et de forte hausse du prix des carburants, vous souhaitez connaître vos droits, quant à la prise en charge de vos trajets domicile-travail ?
Vous êtes employeur ? Et si la mise en place de solutions pour la prise en charge des trajets domicile-travail de vos salariés vous permettait de les fidéliser et même de recruter plus facilement ?
Dans le cadre de cet article, nous vous aidons à y voir plus clair sur la prise en charge des frais de transports des salariés et sur les avantages qui en résultent.
Quels sont les dispositifs de prise en charge des frais de transports des salariés ?
- Un seul dispositif obligatoire : 50% des titres d’abonnement de transports publics ou de services publics de location de vélo
Quels sont les salariés concernés ?
Tous les salariés de l’entreprise, quels que soient leurs types de contrat (CDI, CDD, temps complet, temps partiel), y compris les stagiaires et les apprentis.
Quel est le montant de la prise en charge ?
L’employeur est tenu de prendre en charge 50% du prix des titres d’abonnements, souscrits par ses salariés, pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (abonnements de transports urbains, abonnements SNCF, etc…).
La prise en charge est effectuée sur la base des tarifs de la deuxième classe de ces services de transports, et sur la base du trajet le plus court pour couvrir la distance domicile-travail.
Attention, les tickets à l’unité ne bénéficient pas de cette prise en charge.
Comment s’effectue concrètement cette prise en charge ?
Pratiquement, l’employeur procède au remboursement des titres d’abonnement achetés, par les salariés, dans les meilleurs délais, et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés, étant précisé que les titres d’abonnement annuels font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.
La prise en charge des frais de transport, par l’employeur, est subordonnée à la remise ou, à tout le moins, à la présentation, des titres d’abonnement par le salarié.
Le salarié bénéficiaire du titre de transport doit donc être clairement identifié par ses nom et prénom, à défaut la prise en charge ne sera pas possible.
Pour l’abonnement au service de location de vélos, si la présentation d’un titre aux nom et prénom du salarié n’est pas possible, une attestation sur l’honneur sera suffisante pour obtenir cette prise en charge.
- Deux dispositifs facultatifs : la prime transport et le forfait mobilités durables
- La prime transport
Quels sont les salariés concernés ?
De manière facultative, l’employeur peut prendre en charge, tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène, engagés par ses salariés, pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sous les conditions suivantes :
- Si leur résidence habituelle ou leur lieu de travail est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur, soit si leur résidence habituelle ou leur lieu de travail n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire en application des articles L. 1214-3 et L. 1214-24 du code des transports.
- Si l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.
Le bénéfice de cette prise en charge ne peut être cumulé avec la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement de transports publics ou de service public de location de vélos.
Quel est le montant de la prise en charge ?
L’intégralité des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène, engagés par les salariés, pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, peut être prise en charge.
Comment s’effectue concrètement cette prise en charge ?
Pratiquement, l’employeur procède mensuellement au versement de la prime transport, laquelle doit apparaître sur le bulletin de salaire des salariés concernés.
Dans l’hypothèse du versement d’une prime transport, l’employeur doit être en mesure de produire les justificatifs suivants :
- Le moyen de transport utilisé par le salarié (concrètement il devra disposer d’une photocopie du certificat d’immatriculation du salarié)
- La distance séparant la résidence habituelle du lieu de travail,
- La puissance fiscale du véhicule (photocopie du certificat d’immatriculation du salarié),
- Le nombre de trajets effectués chaque mois (production du planning de travail, par exemple).
- Le forfait mobilités durables
Quels sont les salariés concernés ?
Les salariés se déplaçant entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail avec leurs vélos ou vélos électriques, trottinettes, trottinettes électriques, ou en tant que conducteurs ou passagers en covoiturage, ou en transports publics de personnes, à l’exception des frais d’abonnement auxdits services, ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée.
Quel est le montant de la prise en charge ?
L’intégralité des frais, engagés par les salariés, pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, à l’aide d’un moyen de transport éligible au forfait mobilités durables, peut être prise en charge.
Cependant, cette prise en charge est exonérée fiscalement et socialement, dans la limite d’un plafond de 500 Euros par salarié et par an.
Comment s’effectue concrètement cette prise en charge ?
La prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire dénommée « forfait mobilités durables ».
Cette allocation est versée, par l’employeur, sous réserve de son utilisation effective, conformément à son objet.
Pour ce faire, l’employeur doit recueillir, auprès de chaque salarié concerné, pour chaque année civile, un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur, relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacements, visé dans le champ d’application du forfait mobilités durables.
L’allocation forfaitaire de mobilités durables doit apparaître sur le bulletin de salaire des salariés concernés.
A noter que cette prise en charge peut également prendre la forme d’une solution de paiement spécifique, dématérialisée et prépayée, dénommée « Titre-mobilité ».
Concrètement, le titre-mobilité est émis par une société spécialisée et agréé, qui les cède à l’employeur contre paiement de leur valeur.
Ainsi, le titre-mobilité peut permettre de faciliter au quotidien la gestion du forfait mobilités durables, mis en place par l’entreprise.
Quels sont les avantages de la prise en charge des frais de transports des salariés pour 2022 et 2023 ?
Les différents dispositifs, tels qu’énoncés ci-dessus, se sont vus renforcés, et, parfois élargis, par la loi de finances rectificative pour 2022 (Loi n°2022-1157 du 16 août 2022), au titre des années 2022 et 2023.
- Prise en charge des frais d’abonnement de transports publics ou de service public de location de vélos
La loi de finances rectificative pour 2022 prévoit d’étendre le bénéfice de l’exonération fiscale (pour le salarié) et sociale (pour l’employeur) au-delà des 50% du prix de l’abonnement de transports publics ou de services de location de vélos, dans la limite de 25% de ce dépassement.
Concrètement, en 2022 et 2023, c’est 75% du prix de l’abonnement de transports publics ou de services de location de vélos qui sera exonéré fiscalement et socialement.
- Prime transports
La loi de finances rectificative pour 2022 élargit le champ d’application de la prime transports, en supprimant les deux conditions, visées ci-dessus, pour les années 2022 et 2023 (résidence habituelle ou lieu de travail du salarié situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur, ou non inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire en application des articles L. 1214-3 et L. 1214-24 du code des transports ou si utilisation d’un véhicule personnel rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport).
Ainsi, tous les salariés utilisant leurs véhicules personnels pour réaliser le trajet domicile-travail sont donc potentiellement concernés par la prime transports pour 2022 et 2023.
De plus, il sera possible, pour les années 2022 et 2023, de cumuler la prime transports et la prise en charge obligatoire des abonnements de transports en commun et de services publics de location de vélos, afin d’encourager la multimodalité des transports des salariés ( ex : utilisation du véhicule motorisé personnel pour se rendre à la gare (éligible à la prime transports) et abonnement SNCF pour se rendre sur le lieu de travail (prise en charge obligatoire de l’abonnement aux transports en commun), dans la limite de 500 Euros par an et par salarié ou dans la limite de la prise en charge obligatoire par l’employeur de l’abonnement de transports en commun ou au service public de location de vélos.
Enfin, pour 2022 et 2023, l’exonération fiscale et sociale, au titre de la prime transports, est plafonnée à 700 Euros par an et par salarié, dont 400 Euros maximum au titre des frais de carburants.
- Forfait mobilités durables
La loi de finances rectificative pour 2022 prévoit d’étendre le bénéfice de l’exonération fiscale et sociale à 700 Euros par salarié et par an.
- Cumul forfait mobilités durables et prime transports
En cas de cumul entre le forfait mobilités durables et la prime transports, la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit, pour 2022 et 2023, de relever le plafond d’exonération fiscale et sociale à 700 Euros par salarié et par an, dont 400 euros au titre des frais de carburants.
- Cumul forfait mobilités durables et abonnement aux transports publics ou service public de location de vélos
En cas de cumul entre le forfait mobilités durables et un abonnement à un service public de transports ou un service public de location de vélos, la loi de finances rectificatives pour 2022 prévoit, définitivement, de relever le plafond d’exonération fiscale et sociale à 800 Euros par salarié et par an.
Ces différents dispositifs de prise en charge des frais de transports des salariés sont donc indéniablement avantageux, notamment, en 2022 et 2023, compte tenu de l’augmentation généralisée des plafonds d’exonération fiscale et sociale.
En effet, pour les salariés qui en bénéficieront, il s’agira d’un véritable gain de pouvoir d’achat, au titre des frais générés pour se rendre sur leur lieu de travail.
De même, pour les employeurs, la mise en place des dispositifs facultatifs de prise en charge des frais de transports des salariés est un outil indéniable de fidélisation de ces derniers, et, est même, susceptible de constituer un argument de poids, dans le cadre d’un processus de recrutement, à l’heure où, les difficultés pour recruter sont de plus en plus criantes pour les entreprises et où nombre de salariés recherchent un poste en télétravail à 100%, pour éviter les frais de transports exposés pour se rendre sur leur lieu de travail.
Comment mettre en place les différents dispositifs de prise en charge des frais de transports des salariés ?
- Mise en place de la prise en charge des frais d’abonnement de transports publics ou de service public de location de vélos
La mise en place de cette prise en charge est légalement obligatoire, dans la limite de 50% du prix de l’abonnement.
Aucun dispositif spécifique n’est donc à prévoir pour sa mise en place.
- Mise en place de la prime transports et du forfait mobilités durables
La mise en place de la prime transports et du forfait mobilités durables nécessitent la signature d’un accord d’entreprise ou interentreprise, et, à défaut, d’un accord de branche.
A défaut d’accord de branche, une décision unilatérale de l’employeur est nécessaire, après consultation de Comité Social et Economique de l’entreprise, s’il existe.
Salariés, employeurs, la prise en charge des frais de transports des salariés vous intéresse et vous souhaiteriez en savoir plus, voir la mettre en place de manière concrète au sein de votre entreprise ? Nos avocats se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous conseiller. Nos entretiens peuvent se tenir en présentiel ou en visio-conférence. Vous pouvez prendre rendez-vous directement en ligne sur .
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