Je n’ai pas encore reçu ma déclaration fiscale aux Émirats : que faire ?

Aux Émirats arabes unis, avec l’introduction récente de l’impôt sur les sociétés en 2023 et de la TVA en 2018, de nombreuses entreprises doivent désormais gérer des déclarations fiscales régulières auprès de la Federal Tax Authority (FTA). Après avoir soumis une déclaration ou demandé un remboursement, l’absence de confirmation, d’accusé de réception ou de document officiel peut susciter des inquiétudes légitimes.

Cette situation peut concerner différents types de documents : confirmation de réception de votre déclaration de TVA, certificat d’enregistrement fiscal, avis de traitement de votre déclaration d’impôt sur les sociétés, ou notification concernant un remboursement. Cet article vous guide sur les démarches à entreprendre lorsque vous attendez un document ou une réponse de l’administration fiscale émiratie.

Comprendre les différents types de documents fiscaux

Les déclarations de TVA

Fréquence : Trimestrielle ou mensuelle selon votre chiffre d’affaires.

Processus : Après soumission via le portail eServices, vous recevez immédiatement un accusé de réception électronique avec un numéro de référence. Si cet accusé ne s’affiche pas, la soumission peut avoir échoué.

Délai de traitement : Traitement automatique immédiat si la déclaration est complète et ne présente pas d’anomalie. Traitement manuel dans les 5 à 10 jours ouvrables si des vérifications sont nécessaires.

Les déclarations d’impôt sur les sociétés

Fréquence : Annuelle, à déposer dans les 9 mois suivant la fin de votre exercice fiscal.

Processus : Soumission via le portail eServices avec accusé de réception électronique.

Délai de traitement : Traitement dans les 20 à 60 jours ouvrables selon la complexité du dossier et les éventuelles vérifications nécessaires.

Le certificat d’enregistrement fiscal

Document : Tax Registration Certificate (TRC) délivré après enregistrement à la TVA ou à l’impôt sur les sociétés.

Délai de délivrance : 3 à 20 jours ouvrables selon la complétude du dossier.

Format : Document électronique téléchargeable depuis votre compte eServices.

Le certificat de résidence fiscale

Document : Tax Residency Certificate attestant que vous êtes résident fiscal des Émirats.

Demande : Via le portail eServices avec documents justificatifs.

Délai : 10 à 20 jours ouvrables.

Les avis de remboursement ou de redressement

Nature : Notification officielle d’un remboursement de TVA approuvé, ou d’un redressement fiscal suite à un audit.

Délai : Variable selon la complexité (20 à 120 jours ouvrables pour les remboursements).

Les raisons possibles de l’absence de réception

1. Problème technique lors de la soumission

Cause : Perte de connexion internet, bug du système eServices, fichiers joints trop volumineux.

Symptôme : Absence d’accusé de réception ou de numéro de confirmation.

Vérification : Consultez votre tableau de bord eServices – si la déclaration n’apparaît pas dans « Submitted Returns » ou « Pending Submissions », elle n’a probablement pas été reçue.

2. Dossier incomplet ou documents manquants

Cause : La FTA attend des documents ou informations complémentaires pour traiter votre demande.

Symptôme : Statut « On Hold » ou « Additional Information Required » sur le portail.

Solution : Vérifiez régulièrement la section « Messages » et « Notifications » de votre compte eServices.

3. Demande en cours d’examen approfondi

Cause : Votre dossier a été sélectionné pour un audit ou une vérification détaillée.

Symptôme : Statut « Under Review » prolongé au-delà des délais normaux.

Raisons de sélection : Montants élevés, première déclaration, incohérences détectées, sélection aléatoire.

4. Erreurs dans vos coordonnées de contact

Cause : Adresse email erronée, numéro de téléphone obsolète, courrier postal perdu.

Symptôme : La FTA a tenté de vous contacter sans succès.

Vérification : Accédez à « Profile Settings » dans eServices et vérifiez toutes vos coordonnées.

5. Filtres anti-spam et dossiers indésirables

Cause : Les emails de la FTA (domaine @tax.gov.ae) sont automatiquement classés comme spam.

Symptôme : Vous ne recevez aucun email de la FTA alors que le statut en ligne indique « Notification Sent ».

Solution : Vérifiez systématiquement votre dossier spam/courrier indésirable et ajoutez @tax.gov.ae à votre liste d’expéditeurs autorisés.

6. Charge de travail administrative élevée

Cause : Périodes de pointe (fin d’exercices fiscaux, fin de trimestres) créant des retards de traitement.

Symptôme : Délais de traitement dépassant les standards habituels.

Solution : Patience et suivi proactif après 30 jours ouvrables.

7. Problème avec votre enregistrement

Cause : Votre enregistrement fiscal est suspendu, votre TRN est inactif, ou votre licence commerciale a expiré.

Symptôme : Impossibilité d’accéder à certaines fonctionnalités du portail, messages d’erreur.

Solution : Vérifiez le statut de votre enregistrement et renouvelez vos licences si nécessaire.

Les actions à entreprendre étape par étape

Étape 1 : Vérifier le statut en ligne

Accédez au portail eServices : Connectez-vous à https://eservices.tax.gov.ae

Consultez votre tableau de bord :

• Returns : Vérifiez que votre déclaration apparaît bien avec un statut
• Tax Cards : Pour les paiements effectués
• Messages : Consultez toutes les communications de la FTA
• Notifications : Vérifiez les alertes système

Statuts possibles et significations :

• Submitted : Reçue par la FTA, en attente de traitement
• Under Processing : Traitement en cours
• Under Review : Examen approfondi en cours
• Processed : Traitée avec succès
• Additional Info Required : Documents complémentaires demandés
• Rejected : Rejetée (raisons indiquées)

Étape 2 : Vérifier vos emails et notifications

Email principal : Consultez la boîte email enregistrée dans votre profil.

Dossier spam : Vérifiez systématiquement le courrier indésirable.

Notifications SMS : Si vous avez activé cette option, vérifiez vos SMS.

Emails de rappel : La FTA envoie généralement plusieurs rappels avant de considérer un dossier comme non-répondu.

Étape 3 : Télécharger les documents disponibles

Certains documents sont automatiquement disponibles dans votre compte eServices sans notification spécifique.

Section « Documents » : Vérifiez si le document que vous attendez est déjà disponible en téléchargement :

• Certificats d’enregistrement
• Avis d’évaluation
• Confirmations de paiement
• Reçus officiels

Format : Les documents officiels de la FTA sont en format PDF signé électroniquement.

Étape 4 : Vérifier vos coordonnées de contact

Accédez à « Profile » dans eServices et vérifiez :

• Adresse email (principale et secondaire)
• Numéro de téléphone mobile
• Adresse postale physique
• Représentant autorisé (s’il y a lieu)

Mettez à jour immédiatement toute information obsolète ou erronée.

Confirmez les modifications : Après modification, vous devez valider via un code envoyé par email/SMS.

Étape 5 : Vérifier la complétude de votre soumission

Examinez votre soumission :

• Tous les champs obligatoires ont-ils été remplis ?
• Les montants sont-ils cohérents ?
• Les pièces jointes ont-elles été téléchargées avec succès ?
• Les formats de fichiers sont-ils acceptés (PDF généralement requis) ?

Taille des fichiers : Maximum 5 MB par fichier joint.

Documents obligatoires selon le type de demande :

• États financiers audités (pour certaines déclarations d’impôt sur les sociétés)
• Factures justificatives (pour demandes de remboursement de TVA)
• Preuves d’exportation (pour ventes à taux zéro)

Étape 6 : Contacter la FTA

Si après vérification la situation reste floue, contactez directement la FTA.

Via le portail eServices (canal recommandé)

Procédure :

1. Connectez-vous à votre compte
2. Sélectionnez « Submit Enquiry » ou « Open a Case »
3. Choisissez la catégorie appropriée :
   • « Status of Tax Return »
   • « Status of Refund Request »
   • « Certificate Request Status »
   • « Technical Issues »
4. Fournissez les détails :
   • Votre TRN (Tax Registration Number)
   • Type de déclaration ou document attendu
   • Date de soumission
   • Numéro de référence (si disponible)
5. Soumettez votre demande

Délai de réponse : 3 à 5 jours ouvrables pour une réponse initiale.

Par téléphone

Numéro principal : 600 599 994 (depuis les Émirats)

Numéro international : +971 4 586 7777

Heures d’ouverture : Dimanche à jeudi, 8h00-20h00 (heure locale des Émirats)

Préparez avant d’appeler :

• Votre TRN
• Numéro de référence de la déclaration
• Date de soumission
• Description claire de votre problème

Langues disponibles : Arabe et anglais.

Par email

Email général : info@tax.gov.ae

Email spécialisé : Selon le type de demande, utilisez les emails dédiés :

• refunds@tax.gov.ae (pour remboursements)
• enquiries@tax.gov.ae (pour questions générales)

Délai de réponse : 5 à 10 jours ouvrables (plus lent que le portail).

Contenu de l’email :

• Objet clair : « Status of Tax Return – TRN [votre numéro] »
• Votre TRN
• Nature du document attendu
• Date de soumission
• Numéro de référence
• Description du problème
• Coordonnées de contact

Étape 7 : Visiter un Tax Services Centre

Pour les cas complexes ou urgents, une visite en personne peut être efficace.

Centres principaux :

• Dubaï : Al Hudaiba Awards Building, Jumeirah
• Abu Dhabi : Federal Authority for Identity and Citizenship Building
• Sharjah : Al Khan Area

Documents à apporter :

• Emirates ID du représentant autorisé
• Licence commerciale de l’entreprise
• Lettre de représentation (si nécessaire)
• Tous les documents justificatifs pertinents

Prise de rendez-vous : Recommandée via le portail eServices pour éviter l’attente.

Étape 8 : Soumettre une réclamation formelle

Si malgré vos efforts aucune réponse satisfaisante n’est obtenue et que les délais légaux sont largement dépassés :

Reconsideration Request : Demande formelle de réexamen via eServices.

Contenu :

• Chronologie détaillée de vos démarches
• Preuves de vos tentatives de contact
• Documents justificatifs
• Demande explicite d’action

Délai de traitement : 20 à 40 jours ouvrables.

Étape 9 : Solliciter l’aide d’un professionnel

Si la situation est bloquée ou complexe :

Comptable fiscal agréé : Expert en relations avec la FTA, peut souvent débloquer des situations rapidement grâce à ses contacts et son expérience.

Avocat fiscaliste : Nécessaire si un contentieux se profile ou si vos droits semblent bafoués.

Services offerts :

• Analyse de votre dossier
• Identification des problèmes
• Communication professionnelle avec la FTA
• Représentation lors d’audits
• Gestion des recours si nécessaire

Les délais standards à connaître

Déclarations de TVA

Traitement standard : Immédiat à 5 jours ouvrables

Si remboursement demandé : 20 jours ouvrables (standard) ou 120 jours (avec audit)

Si anomalie détectée : 10 à 30 jours pour investigation et contact

Déclarations d’impôt sur les sociétés

Traitement standard : 30 à 60 jours ouvrables

Avec audit : 60 à 120 jours ouvrables

Avis d’évaluation : Délivré dans les 30 jours après traitement complet

Enregistrements fiscaux

Enregistrement TVA : 3 à 20 jours ouvrables selon complétude

Enregistrement impôt sur les sociétés : 5 à 20 jours ouvrables

Certificat de résidence fiscale : 10 à 20 jours ouvrables

Amendements et rectifications

Déclaration rectificative simple : 5 à 10 jours ouvrables

Avec audit suite à rectification : 30 à 90 jours ouvrables

Conseils préventifs

Avant de soumettre

Vérifiez la complétude : Assurez-vous que tous les champs sont remplis et tous les documents joints.

Utilisez une connexion stable : Évitez les connexions wifi publiques pour les soumissions importantes.

Gardez une copie : Téléchargez et conservez une copie de tout ce que vous soumettez.

Notez le numéro de référence : Conservez précieusement chaque numéro de confirmation.

Pendant le traitement

Vérifiez régulièrement : Consultez votre compte eServices au moins une fois par semaine.

Activez les notifications : Autorisez les notifications email et SMS dans vos paramètres.

Répondez rapidement : Si la FTA demande des informations, répondez dans les 48 heures.

Gestion des contacts

Mettez à jour vos coordonnées : Changement d’email, de téléphone ou d’adresse ? Actualisez immédiatement dans eServices.

Whitelist @tax.gov.ae : Ajoutez ce domaine à votre liste d’expéditeurs sûrs pour éviter les filtres anti-spam.

Vérifiez les spams : Prenez l’habitude de vérifier régulièrement votre dossier indésirable.

Que faire en cas de perte définitive de document

Pour un certificat d’enregistrement fiscal

Solution : Téléchargez à nouveau depuis la section « Certificates » de votre compte eServices. Les certificats restent disponibles indéfiniment.

Pour une déclaration soumise

Solution : Accédez à « Tax Returns » > « View Submitted Returns » > Téléchargez la copie de la déclaration soumise avec son statut.

Pour un reçu de paiement

Solution : Section « Tax Cards » > Téléchargez le reçu officiel de chaque paiement effectué.

Si le document n’est plus disponible en ligne

Demande officielle : Soumettez une demande de duplicata via eServices en expliquant la situation.

Délai : 5 à 10 jours ouvrables pour obtenir un duplicata.

Frais : Généralement gratuit pour les duplicatas de documents officiels.

L’absence de réception d’un document ou d’une réponse de la Federal Tax Authority peut résulter de causes diverses : problème technique, dossier incomplet, examen approfondi, ou simple erreur de coordonnées. La clé réside dans l’action proactive et méthodique : vérification du statut en ligne, consultation des emails et notifications, mise à jour des coordonnées, et contact direct avec la FTA via le portail eServices ou par téléphone.

Les délais standards de traitement doivent vous servir de repères : au-delà, une action de suivi s’impose. En cas de blocage persistant, le recours à un avocat fiscaliste expert peut débloquer rapidement la situation grâce à leur expertise et leurs contacts professionnels avec l’administration.

La prévention reste la meilleure stratégie : soumissions complètes, vérifications régulières du portail, réactivité aux demandes de la FTA, et maintien de coordonnées à jour. Ces bonnes pratiques minimisent les risques de délais et garantissent une relation fluide avec l’administration fiscale émiratie.

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